結婚式二次会で幹事がやる準備とスケジュール

結婚式・披露宴とは違って、親しい友人が中心に集まる二次会。
結婚式の準備などで忙しい新郎新婦に代わり、二次会の余興や演出内容、買い出し、会場との打ち合わせなどは幹事が行うのが一般的です。

そのため、たとえ親しい友人であっても、幹事をお願いする場合は時間に余裕を持って声がけするのがおすすめです。

今回は結婚式二次会で幹事が行う準備の内容と、その時期について詳しくご紹介しましょう。

二次会を行うために必要なタスク一覧

まず、二次会を行うために必要なタスクをまとめてみました。このなかには主に新郎新婦が行うものと、幹事にお願いするものがあります。

主に新郎新婦が行うもの 幹事にお願いするもの
*日程を決める
*会場を決める
*幹事を決めてお願いする
*ゲストの顔ぶれを決める
*招待状の発信・返信受け取り
*予算を決める
*ゲストの出欠管理
*会場との交渉・確認
*余興の企画とプログラム作成
*予算の配分と管理
*必要なアイテムの準備
*余興やゲーム企画の依頼
*当日の受付・司会・進行
*二次会後の費用精算

幹事は全体の責任者として流れを段取りするのが最も重要な役目です。幹事が行うことも多いですが、このすべてを幹事自らが行う必要はありません。新郎新婦に一部協力をしてもらう、当日の受付や司会などはゲストのうちの誰かに依頼するなど割り振りも可能です。

準備は4~5ヵ月前から始めるのが理想的

二次会の準備は4~5ヵ月前から、遅くても3ヵ月前にはスタートさせましょう。
4~5ヵ月前にやっておきたい準備としては、以下のことが挙げられます。

  • 幹事(リーダー+メンバー数名)をお願いする
  • 新郎新婦と幹事の顔合わせ
  • ゲストのリストアップ
  • 二次会会場の検討

幹事(リーダー+メンバー数名)をお願いする

幹事はリーダーを含めて3~4名が理想的です。ただし、ゲストが80人以上のように多い場合は6人くらい必要になります。
幹事のなかでも役割をきっちり分担させることが重要です。

リーダー(1名)(専任) *新郎新婦からの要望の吸い上げ
*費用面で新郎新婦と確認・交渉する
*準備や運営で人手が足りない場合の依頼窓口
*会場側との渉外
会計(1~2名)
(1名は専任)
※責任が重いので2名(1名+補佐が必要)
(補佐は準備アシスタントと兼任でOK)
*見込みゲスト数からの予算配分
*新郎新婦からの預り金の管理
*事前準備の買い出し費用の建て替え精算
*当日の会費管理
*会場側への支払い精算
*すべての費用の精算と明細報告(後日)
準備アシスタント
(1~2名)
*二次会の内容、演出・装飾企画
*プログラムにあった余興の依頼
*会場の装飾準備
*準備に必要なもの(ゲーム景品含む)の買い出し
司会(新郎側・新婦側から各1名) *二次会当日の司会進行(ゲストが多数または仕事関係者が多い場合はプロに任せるのがおすすめ)

会計は金銭管理が主な役割です。新郎新婦からの預り金を管理し、精算や明細報告なども必要なため、几帳面な人にお願いするのがおすすめです。

プログラム決めやBGM選びは幹事全体で一通り決めた後に、リーダーから新郎新婦に確認するとスムーズです。

撮影や音響・照明は会場スタッフやプロに依頼するケースも多いですが、幹事で機材に慣れている人がいる場合はその人にお願いするのもいいでしょう。

会計で用意しておきたいお釣りの量
結婚式の二次会で会計をする際は、招待ゲストの半分から1/3でお釣りが発生しても対応できるくらいのお釣りを用意しておきましょう。

ただ、飛び入りの参加者もいるので、その分を見越して、気持ち多めに釣り銭を準備しておいてください。

また、お釣りのやり取りが多くなると会計が煩雑になってしまいます。このようなリスクを減らすために、事前に会費ぴったりの額を持ってきてもらうようにアナウンスするのがおすすめです。

新郎新婦と幹事の顔合わせ

幹事が決まったら早い時期に新郎新婦と幹事グループとの顔合わせの食事会を行うことをおすすめします。

顔合わせは、新郎新婦の考えを幹事全員と共有させるのが目的です。
具体的には、以下の内容について話し合います。

  • 二次会のテーマや目的
  • 誰を招待するか、人数予測
  • やりたい演出の希望
  • 大まかな会費(新郎新婦の一部負担の可否も含めて)

また、幹事と新郎新婦の役割をはっきり分担させたうえで、幹事同士の仕事の割り振りも偏りがないようにしっかり決めておくといいでしょう。

ゲストのリストアップ

連絡先集めに時間がかかるため、ゲストのリストアップは早めに済ませておくのがおすすめです。

二次会には結婚式に招待できなかったゲストにも声をかけるケースが多くなります。人数は会場の規模を左右するため、事前にある程度の目安を立てておくと段取りがスムーズです。

新郎新婦は遅くても4ヵ月前にはゲストのリストアップを済ませておきましょう。

リストアップはグループ単位でする
二次会に誰を招待するかリストアップするときは、なるべくグループ単位で行いましょう。

  • 中学校の同級生
  • 高校の同級生
  • 職場の同僚
  • サークル仲間

といったようにグループ単位でリストアップしていけば、招待したゲストが二次会中に輪に入れないといった心配もなくなります。

二次会会場の検討

結婚式の日取りが決まったら、なるべく早く二次会の会場探しも行うことをおすすめします。

二次会会場選びで最も重視されることが、披露宴会場から二次会会場までの移動時間や距離です。披露宴にも二次会にも出席するというゲストがいる場合、披露宴会場の近くで二次会会場を探すケースがほとんどです。

ほかに会場を決める際のポイントとしては、

  • 雰囲気
  • 料理・ドリンク
  • パーティースタイル
  • 必要な設備

などがあります。

会場選びは新郎新婦が主体となるのが一般的ですが、幹事に一任されるケースもあります。幹事が選ぶ場合には、新郎新婦が求める条件の優先順位が高い順に、希望日時に空いているかを確認し、下見をします。3~5ヵ所くらい候補をあげておくといいでしょう。

気に入ったら予約します。仮予約ができる会場であれば、1~2週間の間に検討して正式予約するかを決められます。予約前に前払金・キャンセル料・追加料金の発生についても確認しておきましょう。

3ヵ月前にはプランニング・予算配分と余興依頼

3ヵ月前頃に行う準備は次のとおりです。

  • 会場決定
  • 演出・プログラム決め
  • 進行表・台本作り
  • 余興・スピーチ依頼
  • 買い出し品リストアップ

3ヵ月前になると、大体会場も決まる頃です。プログラムを大まかに決めて進行表や台本を作り始めます。2時間の枠に収まるように調整しましょう。

余興やスピーチを依頼する場合は、この頃に済ませておきます。プログラムが大体決まったら、必要な備品やゲーム景品などをリストアップしておきましょう。後で行う買い出しがスムーズになります。

費用が予算をオーバーしていないかのチェックも忘れずに行いましょう。予算オーバーの場合は、どのくらいまで新郎新婦が持ち出せるかの上限も確認します。

また、この頃になったら招待状の文面を考えて、送る準備もしておきましょう。

2ヵ月前には会費確定&招待状発送

2ヵ月前に行う準備は次のとおりです。

  • 演出・プログラム決定
  • 会費確定
  • 招待状送付

この頃になると、演出やプログラムも決まります。新郎新婦が希望する演出を盛り込み、会場を借りられる時間を考慮して決めていきましょう。サプライズ演出などがあれば、新郎新婦へは大まかなプログラム報告で済ませても構いませんが、費用面はしっかり報告する必要があります。

会場や当日の流れ・プログラムが決まったら、会費を確定し、招待状を送付しましょう。

昨今では、ゲスト側の負担軽減と返信しやすさから、ハガキよりもメールやSNSで招待状を送信して、出欠を返信してもらうケースも多いようです。ゲストの個人情報が関わってくるので、招待状は新郎新婦側から発送するケースがほとんどです。なかには招待状の文面を幹事が作成し、新郎新婦が確認後、発信してもらうケースもあります。

1ヵ月前は買い出しや当日のスタッフィングなど

1ヵ月前に行う準備は次のとおりです。

  • 招待状返信の締め切り
  • 会費の正確な合計額を確認
  • 演出・プログラムの見直し
  • 当日のスタッフィング
  • 備品など買い出し
  • BGMの準備

招待状返信の締め切り・プログラムの見直し

1ヵ月前になると招待状の返信を締め切ります。正確な出席人数つまり、正確な会費の合計額が分かりますので、予算の目処がつきます。ゲストの顔ぶれや人数によっては演出やプログラムを見直す必要があるかもしれません。

当日のスタッフィング

当日は受付・司会・進行などで幹事は大忙しです。幹事だけでは人数が足りない場合はゲストのなかから数名、サポートメンバーとして依頼しましょう。人によっては新郎新婦から依頼してもらったほうがスムーズな場合もあります。
幹事以外に依頼できるスタッフは、以下のとおりです。

  • 受付:2~4名
  • サポート役(ゲームのアイテム配りや景品渡しなど):2~4名

備品などの買い出し

必要な備品を買い出した場合には、必ず領収書やレシートを受け取ります。買い出し品や受付に必要な備品などは当日に搬入すると大変ですから、なるべく前日までに搬入しましょう。前日までの持ち込みの可否は会場に確認しておきます。

ゲストの見送り時に新郎新婦が配るプチギフトなども忘れずに購入しておきましょう。

BGMは会場音響設備を確認して準備する

二次会のテーマに合ったBGMを用意します。新郎新婦の思い出の曲などもおすすめですが、ウェディングシーンに合ったコンピレーションアルバムなどから曲を探すのもいい方法です。

会場の音響設備によってCDまたはデータで用意するか決まります。事前に確認しておきましょう。

1週間前にはリハーサルや精算タイミングの確認を

1週間前に行う準備は次のとおりです。

  • 会場との打ち合わせ(必要に応じて)
  • 三次会会場を検討(新郎新婦が希望した場合)
  • 当日のリハーサル(幹事は全員集合)
  • 会費のおつり準備(前日までに・会計係)

会場との打ち合わせは幹事が集まっていれば大丈夫です。当日の精算のタイミングや支払い方法を確認します。

また、当日の二次会の時間帯やゲストの顔ぶれから三次会が見込まれて、おおよその参加人数が確定しているならば、三次会の会場を予約しておくのもおすすめです。近隣会場のリサーチをしておきましょう。

準備がすべて終わったら、幹事が全員集まって当日のリハーサルをしておきましょう。流れを再確認しておくことで当日の進行がスムーズになります。
会場の打ち合わせ時と同じ日に行うのがおすすめです。

二次会当日はゲストより早くに会場入り

二次会当日に幹事が行う準備は次のとおりです。

  • 会場設営(受付・会場内デコレーション)
  • 備品搬入
  • 役割分担・流れを確認(最終打ち合わせ)
  • 会費管理(保管方法の事前確認)

当日はゲストよりも早くに会場入りする必要があります。結婚式・披露宴の後の場合はかなり慌ただしくなりますが、なるべくスムーズに進行できるように前日までの準備をしておきましょう。

会場設営は会場スタッフが行う場合もある

会場設営は幹事全員で取り掛かります。

備品の事前持ち込みが可能である場合、会場のデコレーションは会場スタッフに依頼できるケースもあります。事前に写真やイラストなどでデコレーションのイメージを伝えておくといいでしょう。

会費の管理・保管方法は再確認を

会費の管理は基本的に幹事(会計係)が行いますが、会の進行によっては会場や新郎新婦に預けるケースもあります。その場合、誰がどうやって管理するのか、新郎新婦と幹事でしっかり話し合っておきましょう。

また、会場への支払い方法やタイミングも確認が必要です。事前に支払う場合、誰かが立て替えて、後から会費からの精算になります。予想外の出費があり、会費が不足する場合も想定してどうするかを話し合っておくといいでしょう。

二次会が終わっても幹事の仕事は終わらない

二次会が無事終了しても、幹事の仕事はまだ残っています。

  • 会場の忘れ物チェック
  • レンタルした備品などの返却
  • 最終的な明細報告(会計係)

会場の片付けは会場スタッフが請け負ってくれるケースがほとんどですが、外部からレンタルした備品などの返却は幹事が行うのが一般的です。二次会が終わってゲストと新郎新婦が退出したら、忘れ物がないかをしっかりチェックしましょう。

二次会が終わって1ヵ月以内を目処に、最終的な明細報告を行います。会計係が明細を作成し、幹事全員が確認後報告します。会費が余った場合は、忘れずに新郎新婦に渡しましょう。新郎新婦と幹事とでお疲れさま会をするのもいいでしょう。

【まとめ】二次会の成功は新郎新婦と幹事の連携がポイント!

二次会は結婚式や披露宴よりカジュアルな集まりですが、準備すべきことはたくさんあります。

準備には時間に余裕を持って4~5ヵ月くらい前から取り掛かるのが理想的です。
結婚式の二次会というおめでたい席ですし、トラブルなく円滑に進めるためにも、幹事には新郎新婦に親しい友人で責任感があり、几帳面な人、行動力のある人が適しているでしょう。

二次会を成功させるには、新郎新婦と幹事がしっかり連携を取り、時間に余裕を持って準備をすすめることが何よりも重要です。二次会のイメージ、テーマ、予算、呼びたいゲストの人数などは、新郎新婦と幹事でしっかりすり合わせておきましょう。

言葉だけで伝わりにくいときは、参考になりそうな写真やイラスト、雑誌などを見せて説明するのもおすすめです。二次会は幹事の負担も大きくなりますが、そのぶん終わった後の一体感・感動もひとしおです。ぜひ本記事を参考に、一生の思い出に残る素敵な二次会を作り上げてくださいね。

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この記事の著者
編集部スタッフかよの写真
編集部スタッフゆうなの写真
編集部えりこの写真
ワンピマガジン 編集部
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